Met een Document Management Systeem (DMS) breng je orde aan in je digitale bestanden. De bestanden worden netjes gecategoriseerd opgeslagen en je kunt ze makkelijk delen met collega’s, vrienden, familie, etc. Een voorbeeld van een DMS is OpenDocMan.
DMS en privacywetgeving
OpenDocMan is een beetje vergelijkbaar met Dropbox: op een gemakkelijke manier kun je bestanden delen. Dropbox is erg populair, maar heeft een aantal belangrijke nadelen die vooral te maken hebben met veiligheid. Hoewel de bestanden die je in Dropbox plaatst worden versleuteld, worden de bestanden op servers in de VS opgeslagen. Ze vallen daarmee onder de Amerikaanse privacywetgeving, wat feitelijk inhoudt dat je weinig tot geen privacy hebt en niet gegarandeerd is dat niemand je stukken in kan zien. Dropbox heeft regelmatig kritiek gekregen vanwege de samenwerking met de Amerikaanse geheime dienst NSA. Ook zijn in het verleden inloggegevens van gebruikers buitgemaakt.
Zelfs als er geen geheimen in jouw documenten staan, raad ik het gebruik van Dropbox af omdat jij zelf wel onder de Nederlandse en Europese wetgeving valt. Denk bijvoorbeeld aan de AVG. Je bent volgens de AVG verplicht om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Dat betekent dat je al bij de basis er voor dient te zorgen dat ze veilig staan. Als er iets zou lekken, dan ben jij aansprakelijk en kun je grote juridische problemen krijgen.
OpenDocMan
Gebruik je een DMS dat je kunt installeren in je hostingpakket en neem je je hostingpakket af bij een Nederlandse hoster met servers (inclusief back-up servers) in Nederland of Europa, dan voldoe je wat dat betreft aan de Europese privacywetgeving. Bij de hosting van Stip Hosting hoef je je daarover geen zorgen te maken.
De hostingservers staan in Nederland (Amsterdam) en alle back-ups worden in Nederland opgeslagen. En in je hostingpakket is het gratis gebruik van OpenDocMan inbegrepen! In een paar muisklikken heb je OpenDocMan geinstalleerd en kun je meteen aan de slag.
OpenDocMan installeren
Het installeren van OpenDocMan is zo gedaan.
- Log in op DirectAdmin.
- Scrol naar beneden en klik onder het kopje Extra Features op Installatron Applications Installer.
- Scrol naar beneden en klik onder het kopje Photos and Files op OpenDocMan.
- Klik op Install this application.
- Als eerste het kopje Location. Selecteer indien nodig je domeinnaam. Als er al een website op het domein staat, dan wil je deze site natuurlijk niet overschrijven. Daarom moet je OpenDocMan in een aparte map installeren. Vul de mapnaam in bij Directory (Optional). In onderstaand voorbeeld is hier documenten ingevuld.
- Onder het kopje Version bij Language de taal. In onderstaand voorbeeld is hier Nederlands (Dutch) geselecteerd.
- Bij Settings kun je de gebruikersnaam wijzigen en hier je eigen gebruikersnaam invullen. Klik op de knop Show Password en typ je eigen wachtwoord in. Vul je e-mailadres in bij Administrator Email en geef de website een titel, bijvoorbeeld Documenten.
- Ten slotte scrol je naar beneden en klik je op de knop Install. OpenDocMan wordt nu geïnstalleerd.
OpenDocMan gebruiken
- Nadat de installatie is voltooid verschijnt de nieuwe app in het overzicht van je geïnstalleerde Installatron apps. Je ziet ook de link naar OpenDocMan en de link om in te loggen in het beheer. Ga in je browser naar de link om in te loggen in het beheer.
- Je ziet nu het control panel van OpenDocMan.
Als eerste moet je een structuur aanmaken voor de documenten. Dat doe je met Afdelingen en Categorieen. Klik onder de betreffende kopjes op Voeg toe om jouw structuur aan te maken.
- Voeg op dezelfde manier gebruikers toe.
- Bovenaan in het menu klik je op Voeg document toe om een bestand te uploaden.
- Klik op de knop Choose Files om een bestand te kiezen van je computer.
Als je een andere eigenaar dan jezelf wilt selecteren, kun je dat doen bij Assign to owner.
Selecteer bij Assign to department de Afdeling en bij Categorie de categorie.
- Selecteer bij Assign to department de Afdeling en bij Categorie de categorie.
- Klik op Edit Department Permissions om de toegangsrechten in te stellen voor dit bestand..
Klik op Edit User Permissions om de toegangsrechten van een gebruiker in te stellen voor dit bestand. - Bij Omschrijving en Commentaar kun je desgewenst nog je eigen tekst plaatsen.
- Klik op de knop Verzend om het bestand te uploaden.
- Het bestand moet nu nog goedgekeurd (geauthoriseerd) worden, anders is het niet zichtbaar voor anderen. Klik in het menu op Documenten.
- Klik op Documenten die nog geredigeerd moeten worden.
- Plaats een vinkje bij de te autoriseren bestanden en klik op de knop Authoriseer.
- Het bestand is nu zichtbaar voor de personen waarvoor het is geautoriseerd. Als deze gebruiker inlogt dan kan deze in het overzicht van bestanden klikken op View om het bestand te downloaden en te bekijken.